EN

Értesítés a pályázat eredményéről

A pályázó hallgatók, az ELTE Hallgatói-Oktatói Mobilitási Bizottságának jóváhagyása után hivatalos email értesítést kapnak pályázatuk eredményéről.

Nominálás

A tanulmányi mobilitásra jelentkezett hallgatókat a kari nemzetközi koordinátorok nominálják (jelölik) a külföldi partnerintézménybe. A nominálási határidők minden intézményben eltérőek, ezért előfordulhat, hogy már a pályázati eredményéről szóló hivatalos értesítés előtt feltételesen nominálja Önt a kari nemzetközi koordinátora. A külföldi intézmény mindig visszaigazolja, hogy tudja-e fogadni az adott hallgatót az adott félévre a megadott tudományterületre, vagy sem, ezért megtörténhet, hogy a pályázati eredményéről szóló hivatalos értesítés előtt felveszi Önnel a kapcsolatot a fogadó intézmény. A nominálás a HOMB döntés után válik véglegessé, erről mindig e-mailes értesítést kapnak a pályázók.

Regisztrációs a fogadóegyetemre (részképzésnél)

Sikeres pályázás után a hallgatónak a fogadóegyetem felé is be kell nyújtania jelentkezését, ez az első és legfontosabb lépés. A hallgató hivatalos jelölését, nominálását a kari nemzetközi koordinátor küldi el a fogadó egyetem számára e-mailben vagy az erre a célra kialakított online felületen. Ezután a partneregyetem már közvetlenül a hallgatónak küldi e-mailben a fontos jelentkezési tudnivalókat. Erre a folyamatra a kari nemzetközi koordinátornak nincs rálátása, hiszen az közvetlenül a partneregyetem és a hallgató között zajlik, ezért a határidők betartása, a kért dokumentumok megküldése a hallgató felelőssége. Ha nem kap a hallgató (őszi kiutazás esetén április végéig, tavaszi kiutazás esetén októbe végéig) információs e-mailt a fogadó egyetemtől, jelezni szükséges a kari nemzetközi koordinátornak minél hamarabb.

Jellemzően a következő dokumentumokat kérik a partneregyetemek

• Jelentkezési lap – ha aláírás kell rá, keressék a kari nemzetközi koordinátort.
• Státuszigazolás – igazolás az elnyert Erasmus-státuszról. Igény esetén a kari nemzetközi koordinátor állítja ki, nem minden egyetem kéri.
• Nyelvtudás igazolása – néhány egyetem saját formátumú igazolást kér, vagy megelégszik a nyelvvizsga-bizonyítvánnyal, esetleg a küldő egyetem igazolását elfogadja. 
• Kreditigazolás (transcript of records) – Tanulmányi Hivataltól lehet beszerezni

Ezen iratok közül csak azokat kell beszerezni, amiket a fogadó egyetem kér. A kért dokumentumok előkészítése és megküldése a megadott formában a megadott határidőn belül a hallgató felelőssége. További információért, kérjük keresse fel a fogadó egyetem koordinátorát.

Adminisztráció az ELTE felé

Az ösztöndíjat elnyert hallgatónak kötelessége az ELTE által előírt adminisztrációs teendőknek eleget tenni. Ezek egyrészt az ösztöndíjra való jogosultság feltételei is. Ajánljuk, hogy a mobilitás kezdete előtt 6-8 héttel kezdje meg az ügyintézést, hogy ösztöndíja megérkezzen a mobilitás kezdő dátumáig. Későbbi ügyintézés esetén az ösztöndíj kifizetése időarányosan később történik.

A mobilitás megkezdése előtti teendők

Az ösztöndíj folyósításához a dokumentumok hiánytalan kitöltése és benyújtása szükséges az itt leírtaknak megfelelően.
A 2024/2025 tavaszi félévre részképzésre (tanulmányi célú mobilitásra) Erasmus+ ösztöndíjat nyert hallgatók a Mobility-Online felületen keresztül tudják a mobilitás előtt szükséges dokumentációt elvégezni. Az ezzel kapcsolatos útmutató itt található. Felmerülő kérdés esetén keresse a kari nemzetközi koordinátort.

További praktikus információk

A külföldi utazással és tartózkodással kapcsolatos minden kötelezettséget (utazás, szállás, vízum, tartózkodási engedély stb.) az ösztöndíjasnak kell kezelnie és finanszíroznia. Az Erasmus+ ösztöndíj nem feltétlenül elegendő az összes felmerülő költség fedezésére. A kiegészítő pénzügyi támogatásra vonatkozó felhívások itt érhetők el.

• A kiutazás előtt tájékozódjon a fogadó intézmény szálláslehetőségeiről, illetve gondoskodjon szálláshelyéről. Ebben a fogadó intézmény koordinátorai segítik
• Szintén gondoskodnia kell az utazás megszervezéséről, illetve a teljes kinttartózkodás alatt érvényes biztosításról, amely megfelel a fogadó intézmény/szakmai gyakorlati hely előírásainak. Ki kell váltania az Európai Egészségbiztosítási Kártyát, vagy meg kell kötnie egyéb, a mobilitás időtartamához és típusához megfelelő biztosítás(oka)t.
• Javasoljuk, hogy Erasmus+ ösztöndíjához euró alapú számlát nyisson.

A mobilitás alatti teendők

1. A Learning Agreement (LA) During the Mobility dokumentum, amennyiben változás történik a Learning Agreement Before the Mobility részben megadott tárgyakhoz (csak a törölt, illetve a hozzáadott tárgyakat kell jelezni) vagy szakmai gyakorlati feladatokhoz képest.

• Részképzés:
  • Az általános kreditelismertetési eljárásrendnek megfelelően a mobilitás során felvett végleges tárgylista szerint kell felvezetni a LA during mobility részébe a szükséges módosításokat. Az LA during mobility dokumentum leadása mindenki számára kötelező, akinél az LA before mobility részben megadott tárgyakhoz képest változás történt. Amennyiben a felvett tárgyakban nem történt változás, a tárgyi ekvivalenciákat tartalmazó formanyomtatvány beküldésekor (ld. 3. pont) jelezze ezt a tényt kari koordinátorának. A felvett tárgyak véglegesítésének és a dokumentum beküldésének határideje az őszi félévben november 30., a tavaszi félévben április 30. További információ itt.
• Szakmai gyakorlat (amennyiben változás miatt szükséges): szakmai gyakorlati mobilitásra nem érhető el Online Learning Agreement During the Mobility, így az érintett hallgatókat kérjük, hogy papír alapon készítsék el: During the mobility – szakmai gyakorlat. Beküldendő a változást követő 2 héten belül.

2. Tárgyi ekvivalenciákat tartalmazó formanyomtatvány – részképzés esetén

• Az LA during mobility (illetve változás hiányában before mobility) dokumentum melléklete. A dokumentum leadása minden, részképzésben részt vevő hallgató számára kötelező.
• A dokumentum beküldésének határideje az őszi félévben november 30., a tavaszi félévben április 30. További információ itt.

Felhívjuk figyelmét, hogy az Erasmus+ ösztöndíj egyik alapfeltétele, hogy a hallgató aktív hallgatói jogviszonnyal rendelkezzen az ösztöndíj ideje alatt Magyarországon (nem vonatkozik a diploma megszerzése után szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatókra). Az ELTE regisztrációs időszakában a megszokott módon nyilatkozzon aktív hallgatói jogviszonyáról a Neptunban. Ha erre nem került sor határidőn belül, sürgősen jelezze a Tanulmányi Hivatalnak. Passzív hallgatók nem jogosultak Erasmus+ ösztöndíjra, az aktív hallgatói jogviszony bejelentésének elmulasztása a megítélt támogatás teljes összegének visszatérítését vonja maga után.

Az ELTE regisztrációs időszaka után, a félév kezdetekor a bejelentett aktív státuszt Erasmus státuszra változtatja a Tanulmányi Hivatal. Ha a hallgató aktív státusza októberig (őszi mobilitás esetén) vagy áprilisig (tavaszi mobilitás esetén) nem kerül átállításra Erasmus státuszra, akkor vegye fel a kapcsolatot a kar Nemzetközi Irodájával e-mailben. Ennek azért van jelentősége, mert:

• enélkül nem lehetséges a kreditek beszámítása (Támogatási Szerződésének 3.10 pontja alapján ezt kötelezően el kell indítania hazaérkezéskor);
• az Erasmus státuszú hallgatók mentesülnek az átsorolás alól (abban az esetben, ha év végén erre az Erasmus-félév miatt kerülne sor);
• az Erasmus-félév során szerzett kreditek után – amennyiben kredittúlfutásra kerülne sor – nem kell térítési díjat fizetni.

További részletes információ és útmutató a mobilitás alatti teendőkről itt.

A MOBILITÁS UTÁNI TEENDŐK

A hallgató külföldi tanulmányait ill. szakmai gyakorlatát akkor tekintheti lezártnak, ha minden szükséges záródokumentumot leadott. Az Erasmus+ záródokumentumok beadásával a hallgató teljesíti a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségeit az elszámolásra vonatkozóan, egyben igényeli maradványösztöndíjának kifizetését.

Az ösztöndíj fennmaradó 10%-a a záródokumentumok leadása és feldolgozása után kerülhet kifizetésre. Ha a mobilitás időtartama rövidebb a Támogatási Szerződésen feltüntetett időtartamnál, akkor a mobilitás zárásakor az ösztöndíj újrakalkulálódik a rövidebb időtartamra vonatkozóan, a különbözetet pedig a hallgatónak vissza kell fizetnie az Erasmus+ program részére, amennyiben azt nem fedezi a mobilitás zárásakor utalandó 10% ösztöndíj összege.

Amennyiben a hallgató csak részben vagy egyáltalán nem teljesíti a minimális kreditkövetelményt, akkor csak az ösztöndíj összegének kreditarányos része illeti meg, tehát visszafizetési kötelezettséget von maga után. A kredit nem teljesítés miatti visszafizetés alól - kari döntés és támogatás alapján - a hallgató felmentést kérhet. Ennek részletes menetéről, kérjük, még a záródokumentumok leadása előtt érdeklődjön a kari Nemzetközi Iroda munkatársainál.

Záródokumentumok:

1. Transcript of Records/Traineeship Certificate, mely tartalmazza a hallgatónak a fogadó intézményben elvégzett minden kurzusát és azok kreditértékét, illetve a hallgató szakmai tevékenységét, továbbá a fogadó intézmény aláírását/pecsétjét stb. Szakmai gyakorlat esetén helyettesíthető a Learning Agreement After the Mobility dokumentummal.
2. Időtartam-igazolás. A kint töltött időtartam igazolására szolgál a Certificate of Attendance, részképzés esetén kérjük a sablont használni, de szakmai gyakorlat esetén elfogadható a Learning Agreement After the Mobility vagy Traineeship Certificate dokumentumokon szereplő, vagy más hiteles időtartam-igazolás is.
   
   Figyelem! 
   Kiegészítő információk az időtartamigazoláshoz: Ezen tünteti fel a fogadó egyetem, hogy pontosan mettől meddig volt kint a tanulmányaihoz kapcsolódóan, illetve mikor végzett a tanulmányaival. Amennyiben a leigazolt dátumok kilógnak a félév időszakából, akkor a fogadó egyetemnek a megjegyzésben indokolnia kell, miért volt szükség a korábbi kiutazásra (pl. az oktatás megkezdése előtt nyelvtanfolyamon vett részt), illetve a későbbi távozásra (pl. pótvizsga); ennek hiányában csak a félév időszakába eső időtartamot tudjuk elfogadni. Ha az időtartam-igazoláson szereplő időtartam több mint 5 nappal eltér az előzetesen megadott (a Támogatási szerződésben szereplő) időtartamtól, akkor az ösztöndíj újrakalkulálásra kerül. Ez visszafizetéssel is járhat, amennyiben a második részlet nem fedezi a különbözetet (mobilitás előtt csak a teljes ösztöndíj 90%-a kerül utalásra, a maradék 10% a záródokumentumok leadása után), de akár plusz ösztöndíj kiutalását is jelentheti. Ösztöndíj tehát csak a tanulmányokkal összefüggésben kint töltött időszakra jár.
    
3. Zöld utazási forma igazolása: Amennyiben zöld utazási forma esetén nyújtott kiegészítő támogatásban részesült, köteles az utazási dokumentációt megőrizni, és azzal mobilitása zárásakor a megvalósult utazás zöld formáját igazolni. Ennek megfelelően kérjük, fokozottan ügyeljen az utazás során felhasznált jegyek megőrzésére! Az igazolás lehetséges formái:
    
   1. utazási dokumentumok (utazási jegyek – pl. buszjegy, vonatjegy), melyek tartalmazzák a kiutazó nevét, az utazás dátumait, illetve a kiindulási és érkezési pontot
   2. ennek hiányában (pl. autómegosztással, telekocsival utazás, név nélküli vonatjegy esetén) büntetőjogi nyilatkozat (ügyfélkapun keresztül, AVDH-s hitelesítéssel, vagy tollal aláírva és beszkennelve). Kérjük, hogy a "megjegyzés" részhez írja be, miért volt szükség büntetőjogi nyilatkozat kitöltésére (pl. "A vonatjegyen nem szerepel a nevem"), ill. autómegosztás esetén tüntesse fel az együtt utazó hallgató(k) nevét.
       
4. Fogyatékossággal élő vagy tartósan beteg hallgatók kiegészítő támogatásának elszámolása: Amennyiben részesült ebben a támogatásban, és tételes elszámolással tartozik, a támogatás elnyerésekor kapott e-mailben szereplő módon be kell nyújtania az ehhez szükséges dokumentumokat! Ennek hiányában mobilitása nem zárható le.

Kreditelismertetés

Az Erasmus tanulmányok alatt elvégzett kurzusok itthoni tanulmányokba való beszámítása kötelező. A záróvizsga előtt mindenképpen be kell mutatniuk transcriptjüket, és el kell ismertetniük a kinti kurzusokat – ennek hiányában a hallgató nem államvizsgázhat. Részletes leírás a többlépcsős folyamatról itt található.