A 8. aktív félév lezárása után a hallgatói jogviszony megszűnik, további passziválás nem lehetséges. A disszertáció végleges változatának leadásához lehet kérni haladékot.

Nem, a kutatási és disszertációs szakasz végén még csak a disszertáció első változatát kell leadni, amelyet még nem kell megvédeni, csak a kutatóhelyi vitát (néha még használt, nem hivatalos nevén „házi védés”-t) lefolytatni. Nem várja el senki, hogy készen legyen, sőt: ekkor még a vita minden résztvevőjétől kaphat a hallgató ötleteket arról, hogy hogyan fejezze be a munkát, de azért a főbb elemeiben már össze kell, hogy álljon ekkorra (és akkor azokra kaphat is érdemi visszajelzést), 75-80%-os készültség javasolt.

 A hallgató az őszi félévben legkésőbb október 15-ig, a tavaszi félévben legkésőbb március 15-ig jelzi a témavezetője és a program titkára felé elektronikus úton, hogy szeretné megtartani a kutatóhelyi vitát az adott félév végéig (tavaszi félévben július elejéig, az ősziben február elejéig). A vitának ugyanakkor legkésőbb a 8. félévhez tartozó vizsgaidőszak végéig le kell zajlania. A szervezésnél figyelembe kell venni, hogy legalább egy hónapra van szükség ahhoz, hogy mindkét opponens alaposan végig tudja olvasni és részletekbe menően tudja értékelni a dolgozatot. 

A kutatóhelyi vita megszervezéséhez minden 8. féléves kap egy határidőt a félév elején, ami annyit jelent, hogy ha arra a határidőre leadja a dolgozatot, akkor az adminisztráció segít megszervezni a kutatóhelyi vita időpontját és helyét, ha viszont a dolgozat később érkezik be, akkor a hallgatónak kell azt megszerveznie.

Nem a hallgatónak kell szerveznie, de segíthet. Ezt a feladatot elsősorban a témavezető végzi. A témavezető és a hallgató tud egymással egyeztetni arról, hogy kiket szeretnének opponensnek, és általában ez elegendő is. Az opponenseknek doktori fokozattal kell rendelkezniük, és legalább az egyikük nem állhat az Egyetemmel munkaviszonyban. Ha szükséges, akkor tud segíteni a Doktori Iskola, de hasznosabb, ha azok keresnek opponenseket, akik ismerik a dolgozatot. Szükséges még egy szintén doktori fokozattal bíró, habilitált bizottsági elnök és egy titkár. Titkár lehet akár a hallgató évfolyamtársa vagy témavezetője is. Miután minden megvan, el kell küldeni a programvezetőnek a bizottsági tagok névsorát jóváhagyásra. Ezután időpontot is egyeztetnek egymással.

A Doktori Iskola adminisztrációjának feladata a kutatóhelyi vita esetében az, hogy termet foglaljon a vizsgához, egyeztessen a technikusokkal, és előkészítse a jegyzőkönyvet, majd a lebonyolításban segédkezzen.

A határidő a komplex vizsga letételétől számított harmadik tanév utolsó napja (illetve augusztus 31-e). Ez független attól, hogy a hallgató a második szakaszban passzivál-e egy vagy két félévet, vagyis extrém esetben előfordulhat, hogy a hallgató még a 8. aktív félévét végzi, de a félév vége már egybeesik a leadási határidővel. Ettől függetlenül a kutatóhelyi vita és a disszertáció végleges változatának leadása között legalább egy hónapnak el kell telnie.

Az abszolutórium annak igazolása, hogy a hallgató elvégezte a doktori képzés szervezett szakaszát, és már csak a disszertáció végleges változatának leadása van hátra. Ez a dokumentum elengedhetetlen a doktori fokozat megszerzéséhez.

Amennyiben a 8. félév végéig nem sikerül legalább 240 kreditet összegyűjteni, vagy az egyes modulokból az előírt minimumértéket, akkor a képzés érvénytelen.